問題
問86
プロジェクトの進捗会議の目的として、最も適切でないものはどれか。
- プロジェクトの計画と実績の差異を確認し、課題を共有する。
- 今後の作業計画や課題への対応策を決定する。
- 特定の技術的課題について、担当者間で詳細な仕様を長時間議論する。
- ステークホルダに対して、プロジェクトの状況を報告する。
正解
正解は「ウ」です。
解説
正解は選択肢ウです。プロジェクトの進捗会議は、プロジェクトマネージャやチームリーダー、場合によっては顧客などのステークホルダといった、関係者が集まって行うものです。その主な目的は、プロジェクト全体の進捗状況を共有し、計画とのズレ（遅延など）や問題点がないかを確認し、今後の対策を決定することです。
会議の時間は限られており、参加者も多岐にわたるため、効率的な進行が求められます。選択肢ウのように、「特定の技術的な課題」について「担当者間」で「長時間」議論することは、一部の参加者にしか関係のない話題で会議全体の時間を浪費してしまい、非効率的です。このような詳細な技術的議論は、進捗会議の場ではなく、別途、必要な担当者だけを集めた技術検討会などで集中的に行うべきです。進捗会議では、その技術課題の存在と、対応方針の決定（誰がいつまでに解決するかなど）を報告・共有するに留めるのが適切です。
ア(プロジェクトの計画と実績の差異を…):
進捗会議の最も基本的な目的の一つです。計画通りに進んでいるかを確認します。
イ(今後の作業計画や課題への対応策を…):
現状を把握した上で、次にとるべきアクションを決定する、進捗会議の重要な目的です。
エ(ステークホルダに対して、プロジェクトの…):
顧客や上司などのステークホルダに進捗を報告し、認識を合わせることも重要な目的です。
解法のポイント
進捗会議の「目的」と「効率性」を考えることがポイントです。会議には多くの人が参加するため、全員に関係のある議題を扱い、時間を有効に使う必要があります。選択肢の中で、最も参加者を選ぶ（＝全員に関係ない）かつ時間を浪費しそうなものが、最も適切でない目的となります。特定の技術課題の詳細な議論は、まさしくその典型例です。会議の目的を意識し、その場にふさわしい議題かどうかを判断する視点が求められます。
用語補足
進捗会議：
プロジェクトが計画通りに進んでいるかを確認し、問題点や今後の対策を話し合うための定期的な会議です。
ステークホルダ：
プロジェクトの利害関係者のことです。顧客、スポンサー、プロジェクトメンバー、経営者など、プロジェクトに影響を与えたり、受けたりする人々を指します。
コミュニケーションマネジメント：
プロジェクトの情報を、いつ、誰に、どのように伝えるかを計画し、実行することです。進捗会議もこの活動の一部です。
課題管理：
プロジェクトの進行を妨げる可能性のある問題点（課題）をリストアップし、その解決状況を追跡・管理することです。
